ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის ადგილობრივი თვითმმართვლობის ორგანოების და სამსახურების საქმისწარმოების ტიპობრივი ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ

2. ინფორმაციის ავტომატიზირებული (კომპიუტერული) დამუშავების მოქმედებისას სქემებში  შეიტანება კომპიუტერული ტექნიკის საშუალებით დოკუმენტების დამუშავების ყველა პუნქტი.

3. კომპიუტერული ტექნიკის გამოყენების პირობებში დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია უნდა უზრუნველყოფდეს დოკუმენტების ტრადიციული და ავტომატიზირებული დამუშავების  ურთიერთშეთავსებას ამ საშუალებათა შესაძლებლობებთან.

2. საქმისწარმოების და ინსტრუქციით დადგენილი პროცედურების დაცვისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება შესაბამის განყოფილებას, რომლის მოვალეობაში შედის:

ა) შემოსული და ადგილზე შექმნილი დოკუმენტების აღრიცხვა;

ბ) დოკუმენტების გადაცემა ქვედანაყოფის უფროსისა და შემსრულებლისათვის

გ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლი და შესრულების მიმდინარეობის შესახებ ინფორმაციის მომზადება;

 დ) გასული დოკუმენტების გაგზავნა

ე) საქმეთა მომზადება არქივისათვის ჩასაბარებლად.

ვ) (ამოღებულია - 14.04.2016 წ. №34).

ზ) თვითმმართველობის მოხელეთათვის საქმისწარმოების წესის გაცნობა. დოკუმენტების შედგენა და გაფორმება

ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2016 წლის 14 აპრილის დადგენილება №34 - ვებგვერდი, 19.04.2016წ.

2. დოკუმენტების მომზადებისა და გაფორმების დროს დაცული უნდა იქნეს დადგენილი წესები, რომლებიც უზრუნველყოფს დოკუმენტის იურიდიულ ძალას, მის შემდგომ გამოყენებას, აღრიცხვას, შემდგომ დამუშავებასა და შენახვას.

3. დოკუმენტს უნდა გააჩნდეს ,,საქმისწარმოების ერთიანი წესები”–თ და „ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის ადგილობრივი თვითმმართვლობის ორგანოებისა და სამსახურების დოკუმენტების უნიფიცირებული დარგობრივი ტაბელი”–თ დადგენილი რეკვიზიტები.

  2. დოკუმენტის პროექტის ვიზირება ხორციელდება შემდეგი თანმიმდევრობით:

  ა) იმ პირის მიერ, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტის პროექტი;

  ბ) შესაბამისი სტრუქტურული ქვედანაყოფის ხელმძღვანელის მიერ;

  გ) იურიდიული განყოფილების ხელმძღვანელის (იურისტის) მიერ.

 დ) მუნიციპალიტეტის  იმ სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელთა მიერ, რომელთა უფლებამოსილების  სფეროს შეეხება პროექტით დადგენილი საკითხი.

 3. ვიზების შეგროვებისათვის პასუხისმგებელია ის სტრუქტურული ქვედანაყოფი, სადაც მზადდება დოკუმენტი.

4. ვიზირებული დოკუმენტის პროექტი გადაეცემა შესაბამის განყოფილებას, რომლებიც პასუხისმგებელი არიან დოკუმენტის სწორად გაფორმებაზე და უზრუნველყოფენ დოკუმენტის პროექტის ხელმოსაწერად გადაცემას დოკუმენტის ხელმოწერის უფლებამოსილი პირისათვის.

2.    მუნიციპალიტეტის  სახელზე შემოსული კორესპოდენციის მიღება ხდება   მისამართზე: ( ქ. ზუგდიდი, ზვ. გამსახურდიას გამზირი №45)

3.მუნიციპალიტეტის მერიის (თანამდებობის პირის) სახელზე შემოსულ ოფიციალურ კორესპოდენციებს და მოქალაქეთა წერილებს იღებს და აღრიცხავს (რეგისტრაციაში ატარებს) მერიის    საქმისწარმოების განყოფილება.

4. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს (თანამდებობის პირის) სახელზე შემოსულ ოფიციალურ კორესპოდენციებს და მოქალაქეთა წერილებს იღებს და აღრიცხავს (რეგისტრაციაში ატარებს) მუნიციპალიტეტის  საკრებულოს   საქმისწარმოებისა და იურიდიულ საკითხთა განყოფილება.

5.კონვერტები დოკუმენტებითურთ, მათ შორის შეკვეთილი, იხსნება.  ამასთანავე, მოწმდება ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე, კონვერტსა და დოკუმენტებზე მითითებული ნომრების შესაბამისობა.

6. პაკეტის შემოწმებისას შენიშნული დარღვევების შემთხვევაში დგება აქტი სამ ცალად. ერთი აქტი დაერთვის დოკუმენტს, მეორე ეგზავნება დოკუმენტის ავტორს, მესამე რჩება შესაბამის განყოფილებაში.

7. შემოსული დოკუმენტების (მათ შორის, მოქალაქეთა წერილების) კონვერტები არ ნადგურდება იმ შემთხვევაში, თუ მხოლოდ კონვერტით შეიძლება გამომგზავნის მისამართის, დოკუმენტების გამოგზავნისა და მიღების დროის დადგენა, აგრეთვე პირადი დოკუმენტების შემოსვლისას.

8. შემოსულ დოკუმენტს პირველ გვერდზე, მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმება შტამპი სარეგისტრაციო ნომრითა და შემოსვლის თარიღით, ფურცლების რაოდენობის მითითებით.

9.არ რეგისტრირდება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, გაზეთები, ჟურნალები და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები.

10. არასწორი მისამართით გამოგზავნილი პაკეტი გადაიგზავნება კუთვნილისამებრ ან დაუბრუნდება ავტორს.

11. პაკეტები წარწერით “პირადად” აღირიცხება კონვერტზე აღნიშნული მონაცემებით და   ადრესატს გადაეცემა გაუხსნელად.

ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2016 წლის 14 აპრილის დადგენილება №34 - ვებგვერდი, 19.04.2016წ.

1. შემოსული დოკუმენტების წინასწარი გარჩევა ხდება მათი განაწილების მიზნით, რათა განისაზღვროს ხელმძღვანელობის მიერ აუცილებლად განსახილველი და სტრუქტურული ქვედანაყოფებისა და პასუხისმგებელი შემსრულებლებისათვის უშუალოდ გადასაცემი დოკუმენტები.
2. შესაბამის განყოფილებაში წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები, რომლებიც ეგზავნება დაწესებულების ხელმძღვანელობას ან რომლებშიც არ არის მითითებული კონკრეტული თანამდებობის პირი და სტრუქტურული ქვედანაყოფი.

2. დოკუმენტის ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისაგან, კორესპონდენტების, შემსრულებლებისა  და სხვა კლასიფიკატორების ინდექსებისგან.

3. ინდექსის შემადგენელი ნაწილები განცალკევდებიან ირიბი ხაზით.

4. დოკუმენტის ინდექსი დგება შემდეგი თანამიმდევრობით: 

ა) რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი;

ბ) (ამოღებულია - 14.04.2016 წ. №34);

გ) გამოყენებული კლასიფიკატორის ინდექსი.

5.  რეგისტრაციას ექვემდებარება როგორც მუნიციპალიტეტის   მიერ შექმნილი და მის შიგნით გამოსაყენებელი, ისე სხვა დაწესებულებებში გასაგზავნი, სხვა დაწესებულებებიდან და კერძო პირებისაგან შემოსული ყველა ის დოკუმენტი, რომლებსაც ესაჭიროება აღრიცხვა, შესრულება და გამოყენება (განკარგულებითი, საგეგმო, საანგარიშგებო, სტატისტიკური, საბუღალტრო, საფინანსო და სხვ.).

6.  დოკუმენტების რეგისტრაცია ცენტრალიზებულია. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაციას ახდენს   შესაბამისი განყოფილება.

7. დოკუმენტი ერთხელ გადის რეგისტრაციას: შემოსული–შემოსვლის დღეს, შექმნილი–ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს. რეგისტრირებული დოკუმენტი ერთი ქვედანაყოფიდან მეორეში გადაცემისას ხელმეორე რეგისტრაციას არ საჭიროებს. დაუშვებელია დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება. რეგისტრაციაში გაუტარებელი ნებისმიერი ოფოციალური დოკუმენტი ან მოქალაქის წერილი, რომელსაც მიიღებს ქვედანაყოფის თანამშრომელი, აუცილებლად უნდა აღირიცხოს შესაბამის განყოფილებაში.

8. დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოებს ჯგუფების ფარგლებში მათი სახეობების დასახელების,  ავტორისა და შინაარსის მიხედვით. რიგითი სარეგისტრაციო ნომრები დოკუმენტებს მიეკუთვნება თითოეული რეგისტრირებული ჯგუფის ფარგლებში.

9.  დოკუმენტების სარეგისტრაციო რეკვიზიტებია:

ა) ავტორი (კორესპონდენტი);

ბ) დოკუმენტების სახეობის დასახელება;

გ) დოკუმენტის თარიღი;

დ) დოკუმენტის ინდექსი (დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტებისათვის);

ე) დოკუმენტის სათაური ან მისი მოკლე შინაარსი;

ვ) რეზოლუცია (დავალების შინაარსი, ავტორი, თარიღი);

ზ) შესრულების ვადა;

თ) აღნიშვნა შესრულების შესახებ (საკითხის არსის გადაწყვეტის მოკლე ჩანაწერი, საპასუხო დოკუმენტის ფაქტობრივი შესრულების თარიღი და ინდექსი);

ი) საქმე N.

10. საჭიროების შემთხვევაში აუცილებელი რეკვიზიტების შემადგენლობა შეიძლება შეივსოს შემდეგი მონაცემებით:

ა) შემსრულებლები;

ბ) შემსრულებლის ხელმოწერა დოკუმენტის მიღებაზე;

გ) შესრულების მიმდინარეობა;

დ) დანართები და სხვა. 

ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2016 წლის 14 აპრილის დადგენილება №34 - ვებგვერდი, 19.04.2016წ.

1. მუნიციპალიტეტის  მერს და საკრებულოს თავმჯდომარეს განსახილველად გადაეცემა დოკუმენტები, რომლებიც მიღებულია საკანონმდებლო, სამთავრობო და სხვა სახელმწიფო დაწესებულებებიდან, შეიცავენ ინფორმაციას თვითმმართველობის ორგანოს საქმიანობის პრინციპულ საკითხებზე და რომელთა შესრულება მოითხოვს ხელმძღვანელობის პრინციპული ხასიათის გადაწყვეტილებას. დანარჩენ დოკუმენტებს წინასწარი განხილვის შემდეგ შესაბამისი განყოფილება გადასცემს შემსრულებლებს.
2. შესაბამის განყოფილებაში დოკუმენტების დამუშავება და შემსრულებლისათვის გადაცემა უნდა ხორციელდებოდეს მათი შემოსვლის დღეს  ან მომდევნო სამუშაო დღეს,  თუ დოკუმენტები შემოვიდა არასამუშაო დროს.

3.    დოკუმენტები, რომლებიც სრულდება რამდენიმე სტრუქტურული ქვედანაყოფის მიერ, გადაეცემა მათ                      რიგრიგობით ან ერთდროულად ასლების მეშვეობით. დოკუმენტების გამრავლების აუცილებლობასა და ასლების რაოდენობას განსაზღვრავს დოკუმენტის შესრულებისათვის პასუხისმგებელი პირი.

1. კორესპონდენციები გადაეცემა შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს, რომელიც კორესპონდენციის გადაცემიდან ერთი დღის ვადაში შესაბამის განყოფილებას აცნობებს კორესპონდენციაზე გაცემული დავალებების შესახებ.
2. დოკუმენტების გადაცემა სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს შორის ხორციელდება მხოლოდ შესაბამისი განყოფილების მეშვეობით.

1. მუნიციპალიტეტის ხელმძღვანელი თანამდებობის პირები შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს აძლევენ  სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელებს.
2. სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი რეზოლუციის სახით დოკუმენტის შესრულებაზე დავალებას აძლევს მხოლოდ თავისი სტრუქტურული ერთეულის თანამშრომელს.
3. დავალებათა პროექტებს შემოსულ ოფიციალურ კორესპონდენციებსა და მოქალაქეთა წერილებზე ამზადებენ სტრუქტურული ქვედანაყოფების უფროსები. დავალებათა რეზოლუციების პროექტებს, თუ მასალა ორ გვერდზე მეტია, უნდა დაერთოს მოკლე ანოტაცია.
4. დავალებათა პროექტები ფორმდება სპეციალურ ბლანკზე.
5. დავალების პროექტი უნდა შეიცავდეს კონკრეტულ მითითებას თანამდებობის პირზე (პირებზე), რომელსაც (რომლებსაც) ეძლევა დავალება. დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს  დავალების არსს.  უნდა მიეთითოს დავალების შესრულების ვადა.
6. ხელმოწერილი დავალება რეგისტრაციისთანავე გადაეცემა ქალაქ შესაბამის განყოფილებას. თუ დავალება გაცემულია შემოსულ დოკუმენტზე, მას დაესმება დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომერი, თარიღად კი - დავალებაზე ხელმოწერის დღე.

1. სტრუქტურული ქვედანაყოფების თანამშრომლებს ეკისრებათ პასუხისმგებლობა სამსახურებრივი დოკუმენტების მოვლასა და მათში ასახული ინფორმაციის კონფიდენციალურობის დაცვაზე.
2. დოკუმენტის დაკარგვის თაობაზე თანამშრომელმა უნდა განუცხადოს სტრუქტურული ქვედანაყოფის უფროსს და შესაბამის განყოფილებას. ასეთ შემთხვევაში ტარდება სამსახურებრივი მოკვლევა.
3. დოკუმენტის ან მისი ასლის გადაცემა სხვა ორგანიზაციისათვის შეიძლება მხოლოდ ქვედანაყოფის უფროსის ნებართვით.
4. შემოსული დოკუმენტების გაცნობა და მათზე მუშაობა ხორციელდება სამსახურებრივ შენობაში.
5. შვებულებაში, მივლინებაში წასვლის ან ავადმყოფობის შემთხვევაში თანამშრომელი მასზე რიცხულ დოკუმენტებს ქვედანაყოფის უფროსის მითითებით გადასცემს სხვა თანამშრომელს, სამსახურიდან გათავისუფლების შემთხვევაში კი ყველა დოკუმენტს აბარებს ქვედანაყოფის უფროსს.

2. კონვერტში ჩალაგების წინ მოწმდება დოკუმენტების გაფორმების სისწორე, დანართების არსებობა,  ეგზემპლარების რაოდენობის შესაბამისობა ადრესატების რაოდენობასთან. გაუფორმებელი ან არასწორად გაფორმებული დოკუმენტები უბრუნდება შემსრულებელს საბოლოო დასამუშავებლად.

3. ელექტრონული სახით დოკუმენტების გაგზავნა წარმოებს თანდართული წერილით, რომლის ასლიც საქმეში იკერება საერთო წესით.

4. გასაგზავნად შემოსული დოკუმენტები უნდა დამუშავდეს და გაიგზავნოს იმავე დღეს ან არა უგვიანეს მეორე სამუშაო დღისა. სასწრაფოდ გადასაცემი დოკუმენტი იგზავნება შემოსვლისთანავე.

5. გასაგზავნი დოკუმენტების რეესტრს აწარმოებს შესაბამისი განყოფილება.  

ა) დოკუმენტის კონტროლზე აყვანას;

ბ) შემსრულებლისათვის მისი დროული მიწოდების შემოწმებას;

გ) შესრულების მიმდინარეობის შემოწმებასა და რეგულირებას;

დ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლის შედეგების აღრიცხვასა და განზოგადებას;

ე) ხელმძღანელობისათვის ინფორმაციის მიწოდებას. შესრულების კონტროლის ორგანიზაცია უზრუნველყოფს დოკუმენტის დროულად და ხარისხიანად შესრულებას.

2. კონტროლს ახორციელებენ ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის შესაბამისი    სტრუქტურული ერთეულების ხელმნძღვანელები და პასუხისმგებელი შემსრულებლები.

2. შესრულების ვადებს განსაზღვრავს სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი დოკუმენტების

გამომგზავნი დაწესებულებების მიერ ან საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი ვადებიდან

გამომდინარე. შესრულების საბოლოო თარიღი მიეთითება დოკუმენტის ტექსტში ან რეზოლუციაში.

3. დოკუმენტებზე წინადადებების  მომზადების ვადა განისაზღვრება 1-დან 3 დღემდე, თუ დოკუმენტი  მოითხოვს დასმული საკითხის დამატებით შესწავლას – 10 დღემდე.

4. თუ დავალების შესრულების ვადის გაგრძელება აუცილებელია, ამის შესახებ დავალების შესრულების ვადის გასვლამდე 3 დღით ადრე წერილობით უნდა მოხსენდეს იმ თანამდებობის პირს, ვინც გასცა დავალება. შესრულების ვადის გაგრძელება რეგისტრირდება შესაბამის განყოფილებაში.  

5. დოკუმენტების შესრულების შეჩერების, აგრეთვე მათი გაუქმების უფლება აქვს მხოლოდ სტრუქტურული ერთეულის ზემდგომ თანამდებობის პირს.

დაინტერესებული დაწესებულებებისა და პირებისათვის შედეგების შეტყობინების ან სხვა სახის

დოკუმენტურად დადასტურების შემდეგ. შესრულების შედეგების შესახებ მზადდება მოკლე

ცნობა, რომელიც ერთვის დოკუმენტს.

2. დოკუმენტების შესრულების კონტროლი ითვალისწინებს შემდეგ ოპერაციებს:

ა) დაქვემდებარებული დოკუმენტების კარტოთეკის ფორმირებას;

ბ) დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) შედგენას;

გ) დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) რეგისტრაციას;

დ) შემსრულებელი ქვედანაყოფისათვის შესრულების ვადის შეხსენებას;

ე) შესრულების მიმდინარეობასა და შედეგებზე ინფორმაციის მიღებას;

ვ) შესრულების შესახებ ხელმძღვანელებისათვის ინფორმაციის რეგულარულ მიწოდებას;

ზ) თათბირებსა და კოლეგიური ორგანოების სხდომებზე დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების შესახებ მოხსენებას;

თ) კონტროლიდან დოკუმენტების მოხსნას;

ი) შესრულებული დოკუმენტების საინფორმაციო ბაზის ფორმირებას.

3. დოკუმენტების საინფორმაციო ბაზის სისტემატიზაცია ხორციელდება დოკუმენტების შესრულების ვადების, შემსრულებლების, დოკუმენტების სახეთა ჯგუფების მიხედვით.

4. შესრულების მიმდინარეობის შემოწმება ხორციელდება ყველა ეტაპზე შემდეგი წესით:

ა) შემდგომი წლების დავალებების - წელიწადში ერთხელ მაინც; მიმდინარე წლის შემდგომი თვეების დავალებების - თვეში ერთხელ მაინც;

ბ) მიმდინარე თვის დავალებების - ყოველ ათ დღეში, ხუთი დღით ადრე შესრულების ვადამდე.

5. ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის შესაბამისი კანცელარია ახორციელებს დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების მონაცემების აღრიცხვასა და განზოგადებას თვეში ერთხელ მაინც.

2. საქმეში თავსდება დოკუმენტები, რომლებიც თავისი შინაარსით შეესაბამება საქმის სათაურს. ამასთან, აკრძალულია საქმეებში დოკუმენტების შავი და დუბლეტური ეგზემპლარების (განსაკუთრებულად ღირებულების გარდა) დაჯგუფება.

3. საქმეების ფორმირებას ახორციელებს შესაბამისი განყოფილება. საქმეთა ფორმირება ხორციელდება დაწესებულების არქივის, ხოლო საჭიროების შემთხვევაში შესაბამისი საარქივო დაწესებულების უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით.

4. საქმეთა ფორმირების დროს დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები:

ა) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახი დოკუმენტები უნდა დაჯგუფდეს ცალკე საქმეებში;

ბ) საქმეში შეიტანება თითოეული დოკუმენტის ერთი ეგზემპლარი;

გ) საქმეში დაჯგუფებული უნდა იყოს ერთი კალენდარული წლის დოკუმენტები; გამონაკლისს წარმოადგენს: გარდამავალი საქმეები; პირადი საქმეები, რომლებიც ფორმირდება მოცემული დაწესებულების მუშაობის მთელი პერიოდის მანძილზე; ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის მერიის, საკრებულოს;   კომისიების და დროებითი სამუშაო ჯგუფების დოკუმენტები, რომელთა დაჯგუფება ხდება მათი მოწვევის პერიოდში;

დ) საქმე უნდა შეიცავდეს არა უმეტეს 250 ფურცელს, ხოლო მისი სისქე არ უნდა აღემატებოდეს 4 სანტიმეტრს.

5. საქმეებში დოკუმენტები ისე უნდა იყოს განლაგებული, რომ თავისი შინაარსით თანამიმდევრულად აშუქებდნენ განსაზღვრულ საკითხებს. ამასთან, დოკუმენტები განლაგებული უნდა იყოს ქრონოლოგიურად (შემოსული - შემოსვლის თარიღის, გასული – გაგზავნის თარიღის მიხედვით) ან ავტორებისა და კორესპონდენტების დასახელებების ანბანური ნიშნით.

6. დოკუმენტების დანართები, განურჩევლად მათი დამტკიცებისა თუ შედგენისა, უერთდება დოკუმენტებს, რომლებსაც ისინი მიეკუთვნება. 250 ფურცელზე მეტი მოცულობის დანართი შეადგენს ცალკე ტომს, რაც აღინიშნება დოკუმენტში.

7. მუნიციპალიტეტის    სამართლებრივი აქტების დაჯგუფება საქმეებში ხდება სახეობებისა და ქრონოლოგიის მიხედვით და იმ დანართებით, რომლებიც მათ მიეკუთვნება:

ა) ნორმატიული აქტებით დამტკიცებული წესდებები, დებულებები, ინსტრუქციები, ნუსხები მათი

დანართებია და ჯგუფდება მითითებულ დოკუმენტებთან ერთად, ხოლო, თუ ისინი

დამტკიცებულია როგორც დამოუკიდებელი დოკუმენტები, მათ აჯგუფებენ ცალკე საქმეებად;

ბ) ძირითადი საქმიანობის და პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება ცალ-ცალკე;

გ) პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება მათი შენახვის დადგენილი ვადების შესაბამისად. პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები, რომლებიც ეხება დაწესებულების საქმიანობის სხვადახვა მხარეს (სამუშაოზე მიღება, გადაადგილება, გათავისუფლება, მივლინებები და ა.შ.), ჯგუფდება ცალკეულ საქმეებად;

დ) დავალებები და მათი შესრულების დოკუმენტები საქმეებში ჯგუფდება დაწესებულების საქმიანობის მიმართულებების მიხედვით; დამტკიცებული გეგმები, ანგარიშები, ხარჯთა ნუსხები, ლიმიტები, სატიტულო სიები და სხვა დოკუმენტები ჯგუფდება განცალკევებით მათი პროექტებისაგან;

ე) პირად საქმეებში დოკუმენტების განლაგება ხდება ქრონოლოგიურად მათი შემოსვლის მიხედვით;

ვ) მუნიციპალიტეტის    მოსამსახურეთა ხელფასის პირადი ანგარიშები ჯგუფდება ცალკე საქმეებად და განლაგდება ანბანური თანმიმდევრობით გვარების მიხედვით;

ზ) მოქალაქეთა წინადადებები, განცხადებები და საჩივრები დაწესებულების მუშაობის საკითხებზე, ყველა დოკუმენტი მათი განხილვისა და შესრულების შესახებ ჯგუფდება პირად საკითხებზე მოქალაქეთა განცხადებებისაგან განცალკევებით;

თ) მიმოწერა ჯგუფდება კალენდარული წლის მიხედვით და მისი სისტემატიზაცია ხორციელდება

ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. დოკუმენტი - პასუხი თავსდება დოკუმენტ-შეკითხვის

 შემდეგ. გარკვეულ საკითხზე წინა წელს დაწყებული მიმოწერის განახლების შემთხვევაში

 დოკუმენტები შეიტანება მიმდინარე წლის საქმეში წინა წლის საქმის ინდექსის მითითებით.

8. (ამოღებულია - 14.04.2016 წ. №34).

ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2016 წლის 14 აპრილის დადგენილება №34 - ვებგვერდი, 19.04.2016წ.

2. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად მოიცავს:

ა) დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის მოწყობას;

ბ) საქმეთა გაფორმებას;

გ) საქმეთა აღწერების შედგენას;

დ) დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტების შედგენას.

2. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა ტარდება მუნიციპალიტეტის  საექსპერტო კომისიის მიერ მუნიციპალიტეტში დაცული დოკუმენტების საფუძველზე.

ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2016 წლის 14 აპრილის დადგენილება №34 - ვებგვერდი, 19.04.2016წ.

შემფასებელი ექსპერტიზის შედეგად, რომელიც ტარდება თვითმმართველობის საექსპერტო კომისიის მიერ.

2. ელექტრონული დოკუმენტების ექსპერტიზის პირველ ეტაპზე არქივი შესაბამის განყოფილებასთან ან იმ სამსახურთან ერთად, რომელიც პასუხისმგებელია დაწესებულებაში საინფორმაციო ტექნოლოგიების ფუნქციონირებაზე, განსაზღვრავს სისტემების, თემებისა და პროექტების ნუსხას, რომელთა დოკუმენტებს ექსპერტიზის საერთო კრიტერიუმების შესაბამისად შეიძლება ჰქონდეთ ფასეულობა. ნუსხის ფარგლებში ტარდება ელექტრონული დოკუმენტების შერჩევა მუდმივ და ხანგრძლივ შესანახად; ნუსხა მტკიცდება დაწესებულების საექსპერტო კომისიის მიერ.

3. ელექტრონული დოკუმენტაციის ექსპერტიზა საექსპერტო კომისიის მიერ ტარდება ტრადიციულ მატარებლებზე დაწესებულებების დოკუმენტაციასთან ურთიერთკავშირში (კომპლექსში გამოიყენება ზოგადი და სპეციალური კრიტერიუმების სისტემა: დოკუმენტის მნიშვნელობა, სისრულე; დოკუმენტის ავთენტურობა; საარქივო შესანახად მიღებულ დოკუმენტებში დუბლირებული ინფორმაციის არსებობა).

4. ელექტრონული დოკუმენტების არქივში შესანახად მიღების დროს მხედველობაში მიიღება შემდეგი ფაქტორები:

ა) შეზღუდვები ელექტრონული დოკუმენტების მიღებისას;

ბ) ელექტრონული დოკუმენტის შექმნის პროცესის დასრულება;

გ) არქივში მიღების დროს ელექტრონული დოკუმენტების სხვა ფორმატში შესაძლო გადატანის ღირებულება;

დ) საკანონმდებლო აქტების არსებობა, რომლებიც აბრკოლებს ელექტრონული დოკუმენტების გადაცემას;

ე) აუცილებელი თანდართული დოკუმენტაციის არსებობა, ელექტრონული მოწყობილობის ტიპის

შესაბამისობა ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის სხვადასხვა რეჟიმებთან;

ვ) დოკუმენტების შენახვის ხარჯი.

5. ელექტრონული დოკუმენტების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადება შედგება შემდეგი ეტაპებისაგან:

ა) არქივში გადასაცემი მანქანური მატარებლების ფიზიკური მდგომარეობის შემოწმება;

ბ) ელექტრონული დოკუმენტების ჩაწერა მანქანურ მატარებლებზე;

გ) ჩაწერის ხარისხის შემოწმება;

დ) ელექტრონული დოკუმენტების აღწერა;

ე) შესანახ ერთეულებზე (ფუტლარებზე) საარქივო შიფრების დასმა მუდმივად შესანახი და პირადი

შემადგენლობის ელექტრონული დოკუმენტების საარქივო ანაწერის (ანაწერების) შესაბამისად;

ვ) თანდართული დოკუმენტაციის კომპლექტის მომზადება.

6. ელექტრონული დოკუმენტების თანდართული დოკუმენტაცია უნდა უზრუნველყოფდეს მათ

დაცვასა და გამოყენებას. მასში აისახება შემდეგი ინფორმაცია:

ა) დოკუმენტის სახელწოდება,

ბ) დოკუმენტის შექმნის თარიღი,

გ) დოკუმენტის შინაარსის დახასიათება (ანოტაცია),

დ) დოკუმენტის ელექტრონული ფორმატი,

ე) დოკუმენტის ფიზიკური და ლოგიკური სტრუქტურა,

ვ) დოკუმენტის მოცულობა.

2. შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება.

3. სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგნელობის საქმეები. საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს:

ა) საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას;

ბ) საქმის ფურცლების ნუმერაციას;

გ) დამადასტურებელი ფურცლის შედგენას;

დ) საჭიროების შემთხვევაში დოკუმენტების შიგა ანაწერის შედგენას;

ე) საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებების შეტანას (დაწესებულების სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, კიდური თარიღების, სათაურის დაზუსტება).

4. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას: დასაშვებია

საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერები.

2. საარქივო ანაწერი წარმოადგენს საარქივო ცნობარს, რომელიც შეიცავს საარქივო შესანახი ერთეულების სისტემატიზებულ ნუსხას და განკუთვნილია მათი აღრიცხვისა და შინაარსის გასახსნელად.

3. საარქივო ანაწერები დგება ცალკე:

ა) მუდმივად შესანახ საქმეებზე;

ბ) ხანგრძლივად შესანახ საქმეებზე;

გ) პირადი შემადგენლობის საქმეებზე.

4. ცალკე ანაწერი წარმოადგენს საქმეთა ჩამონათვალს დამოუკიდებელი მთლიანი (რიგითი) ნუმერაციით.

5. დაწესებულებაში, თითოეულ სტრუქტურულ ქვედანაყოფში ანაწერები დგება ყოველწლიურად არქივის უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. ამ ანაწერებით დოკუმენტები გადაეცემა არქივს. სტრუქტურული ქვედანაყოფების მიერ მომზადებული ანაწერების საფუძველზე დგება დაწესებულების საქმეთა კრებსითი ანაწერი, რომელსაც ამზადებს არქივი და რომლის მიხედვითაც იგი აბარებს საქმეებს მუდმივ შესანახად.

6. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ანაწერები დგება სამ ეგზემპლარად და წარედგინება

დაწესებულების არქივს საქმისწარმოებაში საქმეთა დამთავრებიდან ერთი წლის შემდეგ.

7. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ანაწერის აღწერილობითი სტატია შედგება შემდეგი

ელემენტებისაგან:

ა) საქმის (ტომის, ნაწილის) რიგითი ნომერი ანაწერის მიხედვით;

ბ) საქმის (ტომის, ნაწილის) ინდექსი;

გ) საქმის (ტომის, ნაწილის) სათაური, რომელიც სრულად შეესაბამება მის სათაურს საქმის გარეკანზე;

დ) საქმის (ტომის, ნაწილის) თარიღი;

ე) საქმეში (ტომში, ნაწილში) ფურცლების რაოდენობა;

ვ) საქმის შენახვის ვადა.

8. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ანაწერის შედგენის დროს დაცული უნდა იყოს შემდეგი

ა) მოთხოვნები: ანაწერში საქმეთა სათაურები შეიტანება სისტემატიზაციის მიღებული სქემის შესაბამისად;

ბ) თითოეული საქმე ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი რიგითი ნომრით (თუ საქმე შედგება რამდენიმე ტომისა ან ნაწილისაგან, თითოეული ტომი თუ ნაწილი ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი ნომრით);

გ) ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის წესია მთლიანი ნუმერაცია რამდენიმე წლის განმავლობაში; სტრუქტურული ქვედანაყოფების ანაწერებისათვის ნომრების მიკუთვნების წესი დგინდება არქივთან შეთანხმებით;

დ) ანაწერის გრაფები ივსება იმ ცნობების მიხედვით, რომლებიც გამოტანილია საქმის გარეკანზე;

ე) ანაწერში ერთიმეორის მიყოლებით ერთნაირი სათაურების მქონე საქმეების შეტანის დროს მთლიანად იწერება პირველი საქმის სათაური, ხოლო ყველა დანარჩენი ერთგვაროვანი საქმე აღინიშნება სიტყვით «იგივე», ამასთან, სხვა ცნობები საქმის შესახებ ანაწერში შეიტანება მთლიანად (ანაწერის თითოეულ ახალ ფურცელზე სათაური იწერება მთლიანად);

ვ) ანაწერის გრაფა «შენიშვნა» გამოიყენება აღნიშვნებისათვის საქმეთა მიღების, მათი ფიზიკური

მდგომარეობის თავისებურებების, საქმეთა სხვა სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში გადაცემის

შესახებ აუცილებელი აქტის ჩვენებით, პირების არსებობის შესახებ და ა.შ.

9. ანაწერის ბოლოს უკანასკნელი აღწერილობითი სტატიის შემდეგ კეთდება შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც მიეთითება (ციფრებითა და სიტყვებით) საქმეთა რაოდენობა, საქმეთა პირველი და ბოლო ნომრები საქმეთა ანაწერის მიხედვით, აგრეთვე, ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის თავისებურებანი (სალიტერო და გამოტოვებული ნომრების არსებობა).

10. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ანაწერს ხელს აწერს შემდგენელი მისი თანამდებობის მითითებით და ამტკიცებს სტრუქტურული ქვედანაყოფის ხელმძღვანელი.

11. დაწესებულების არქივის მოთხოვნით ანაწერისათვის შეიძლება შედგეს სარჩევი, შემოკლებათა სია, საძიებლები.

ქალაქ ზუგდიდის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2016 წლის 14 აპრილის დადგენილება №34 - ვებგვერდი, 19.04.2016წ.

2. იმ აქტების ნუსხას, რომლებსაც აბარებენ მუდმივად შესანახად, ამტკიცებს დაწესებულების ხელმძღვანელი საარქივო დაწესებულების მიერ იმავე პერიოდის მუდმივად შესანახ საქმეთა ანაწერების დამტკიცების შემდეგ.

2. დაწესებულების არქივში საქმეთა გადაცემა ხორციელდება არქივის მიერ შედგენილი გრაფიკის მიხედვით, რომელიც შეთანხმებულია არქივში დოკუმენტების ჩამბარებელი სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელებთან და დამტკიცებულია დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ.

3. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადების პერიოდში არქივის თანამშრომელი წინასწარ ამოწმებს მათი ფორმირებისა და გაფორმების სისწორეს, აგრეთვე, ანაწერში შეტანილ საქმეთა რაოდენობის შესაბამისობას დაწესებულების   საქმეთა რაოდენობასთან. სტრუქტურული ქვედანაყოფების მუშაკები ვალდებულნი არიან გამოასწორონ შემოწმების დროს საქმეთა ფორმირებასა და გაფორმებაში გამოვლენილი ყველა ნაკლი. საქმეების არარსებობის გამოვლენისას დგება შესაბამისი ცნობა.

4. თითოეული საქმის მიღება ხორციელდება არქივზე პასუხისმგებელი პირის (სპეციალური თანამშრომლის) მიერ სტრუქტურული ქვედანაყოფის მუშაკის თანდასწრებით. ამასთან, ანაწერის ორივე ეგზემპლარზე მასში შეტანილი თითოეული საქმის გასწვრივ კეთდება აღნიშვნა საქმის არსებობის შესახებ. ანაწერის თითოეული ეგზემპლარის ბოლოს ციფრებითა და სიტყვებით მიეთითება არქივში ფაქტობრივად მიღებულ საქმეთა რაოდენობა, არარსებულ საქმეთა ნომრები, საქმეთა მიღება-ჩაბარების თარიღი, აგრეთვე არქივზე პასუხისმგებელი პირის (არქივის თანამშრომლის) და საქმეთა გადამცემი პირის ხელმოწერები.

5. განსაკუთრებულად ღირებულ საქმეთა მიღების დროს მოწმდება საქმეებში ფურცლების რაოდენობა.

6. საქმეთა შეკვრები დაწესებულების არქივში ბარდება მუნიციპალიტეტის შესაბამისი განყოფილების თანამშრომელთა მიერ.

7. საქმეებთან ერთად არქივს გადაეცემა დოკუმენტების სარეგისტრაციო კარტოთეკები. თითოეული კარტოთეკის დასახელება შეიტანება ანაწერში.